Jeg får i ulike sammenhenger henvendelser fra operative ledere som ber om råd. I disse dager handler det mye om digitalisering.  Pressen gjør en god jobb med å løfte det frem i vår alles bevissthet, også styremedlemmenes.

Henry J.O. Wengstrøm
Daglig leder
henry@styreplan.no
www.styreplan.no

Fra styrenes side fører det til at daglig leder får i oppdrag å ”digitalisere”; – å lage planer og statusrapporter for digitalisering av virksomheten. Det er imidlertid svært ofte uklart hva som menes med digitalisering. Her er deler av en definisjon hentet fra Store Norske Leksikon[1]:

Å ta i bruk datatekniske metoder og verktøy for å erstatte eller effektivisere manuelle eller fysiske oppgaver…”.

Denne definisjonen er lettfattelig. Den er et godt utgangspunkt når ledelsen skal diskutere, beslutte og gjennomføre ”digitalisering” i egen virksomhet[2].

Utfordringen er imidlertid at ”å ta i bruk” krever at brukerne, menneskene, har både evne og vilje til å lære nye metoder og verktøy. Det er min erfaring at denne utfordringen undervurderes i styrerommet. Det er altfor enkelt å beslutte at ”andre” skal ta i bruk ny IKT…

Mitt råd til ledere er derfor at første punkt under styretema ”digitalisering”  må være digitalisering av styrearbeidet. Etter endringene i aksjelovene den 1. juli 2017 er det ikke lenger noen hindringer for digitalisering av hele styrearbeidsprosessen. All dokumentasjon kan nå lagres elektronisk, og elektronisk signatur av for eksempel styreprotokollene er nå godkjent. Det finnes IKT-løsninger/styreapplikasjoner på markedet som digitaliserer hele prosessen, fra administrasjonens oppgaver før og etter styrebehandling, til styrets årsplan, saksbehandling (med eller uten fysisk møte) og signering.

Digitalisering av styrearbeidet kan ha flere effekter:

  • Signaleffekt: Styret går foran med godt eksempel
  • Læringseffekt: Styremedlemmer får økt forståelse for digitalisering
  • Rasjonaliseringseffekt: Forenkling/effektivisering for daglig leder (styresekretær, administrasjonen)

Signaleffekten er åpenbar. Styret signaliserer at digitalisering er på dagsorden, og at det starter på toppen. Styret mestrer styreapplikasjonen på web, nettbrett og smartphone, kommuniserer via løsningen og signerer med BankID. Nye måter å jobbe på gjelder for alle, ikke bare ”de andre”.

Læringseffekten er betydelig. Styremedlemmer må faktisk omstille seg til noe nytt, noe som er annerledes enn ”slik har vi alltid gjort det”.  Vilje og evne settes på prøve på samme måte for styremedlemmer som for ansatte. Bruk av nye digitale løsninger genererer ny teknologiforståelse og relevante spørsmål mht digitale løsninger. Spørsmål om for eksempel IT-sikkerhet (integritet, konfidensialitet, tilgjengelighet) løftes opp i styremedlemmenes bevissthet fordi det berører dem direkte, og kunnskap om hvordan sikkerhet håndteres i styreapplikasjonen er overførbar til annen digitalisering.

Rasjonaliseringseffekten er fundamentet for daglig leder og administrasjonen. En styreapplikasjon bidrar til tidsbesparelse og kvalitetssikring av de ofte undervurderte og ad hoc-pregede styrerelaterte oppgaver som utføres under/mellom styremøtene. Styreapplikasjonen automatiserer og sikrer at tingene blir gjort riktig, og alt dokumenteres og arkiveres sikkert og tilgjengelig i ett system.

Styret kan også oppnå rasjonaliseringseffekter. Digitaliseringen gjør det enklere å se på styreprosesser i et nytt lys: Hvordan kan vi med styreapplikasjonen endre på dagens sementerte måter å gjøre styrearbeidet på? Hvilke muligheter gir teknologien? Kan for eksempel styrearbeidet endres fra å være møtesentrert (”vi må hasteinnkalle til et ekstraordinært styremøte!”), til å være behovssentrert (”vi trenger et styrevedtak som kan dokumenteres etter (elektronisk) styrebehandling med (elektronisk) signert protokoll”)?

I mitt daglige arbeid med utvikling og salg av en styreapplikasjon er rasjonaliseringseffekten for daglig leder/administrasjonen den effekten som kost/nytte-vurderes, og som fører til kjøpsbeslutning. Endringen av aksjelovene den 1. juli 2017 gir operative ledere og styret en gylden mulighet til å oppnå alle ovennevnte effekter.  Det er et godt utgangspunktet når styret skal fortsette diskusjonen om digitalisering.

[1] Bratbergsengen, Kjell. (2017, 31. juli). Digitalisering. I Store norske leksikon. Hentet 21. oktober 2017 fra https://snl.no/digitalisering .

[2] På akademisk nivå kan man finne digitaliseringsdefinisjoner som er mer ”aggressive”, men i de fleste bransjer handler digitalisering fortsatt om å utnytte eksisterende IKT-løsninger på kort og mellomlang sikt (3 år).