Styrets bidrag til verdiskapingen i en bedrift er helt avhengig av at styrekollegiet virker som et godt team. Følgende forhold er da sentrale for at dette skal være tilfellet:

1. Styret må ha en formålstjenlig sammensetning
2. Styret må ha god forståelse av premissene for bedriften
3. Dyktig styreleder er helt avgjørende
4. Gjennomføring av styremøtene må vies oppmerksomhet
5. Styrets egenevaluering og -utvikling må prioriteres

1.     Styrets må ha en formålstjenlig sammensetning

Styret er det ansvarlige organ som både skal bidra til, – og sikre – at bedriften realiserer bedriftens formål, som er bestemt av eierne og hjemlet i vedtektene for bedriften. Generalforsamlingen (eventuelt bedriftsforsamlingen) må da sørge for at styret får en sammensetning som reflekterer følgende krav/kriterier:

• Styreerfaring, herunder erfaren styreleder.
• Bransjekunnskap.
• Faglige kvalifikasjoner som er viktig for den aktuelle virksomheten (eksempelvis markedsføring, salg, teknologi inkl. digitalisering, økonomi/finans, forretningsutvikling, innovasjon, kunstig intelligens, HR, jus, kommunikasjon, etc).
• Kunnskap om aktuell lovgivning.
• Internkontroll og risikostyring.
• Samfunnsansvar, inkl. etikk, HMS, klima, miljø, likestilling, etc.
• Linjeleder-/daglig leder erfaring.
• Personlige egenskaper, som f.eks. samarbeidsevne, god til å lytte, etc.
• Sosial og kulturell kompetanse.
• Politisk forståelse hvis aktuelt.

I tillegg til de her nevnte kriterier, er det viktig å ha bevissthet om en del andre viktige forhold:

• Styret er et kollegium – ikke en samling av enkeltoppfatninger.
• Styremedlemmer må i tilstrekkelig grad være uavhengig av intern ledelse og eksterne interessenter (styremedlemmer er ikke representanter for enkelte eiere eller ansatte, men har et personlig ansvar, og skal virke for realisering av bedrifters formål, og ikke andre særinteresser).
• Styremedlemmer, og i særdeleshet styreleder, må ha en «passion» for bedriftens realisering og suksess.
• Styrekollegiet må ikke danne noe A- og B-lag, f.eks. aksjonærvalgte og ansattvalgte. Alle styremedlemmer har samme ansvar og myndighet, og alle skal virke for realisering av bedriftens formål. Relatert til denne problemstillingen bør en også være forsiktig med fraksjonsmøter utenom styremøtene. Slike møter kan bidra til at styremøtet blir en forhandlingsplass mellom forutbestemte posisjoner og ikke tilstrekkelig åpne for å finne rette konklusjoner.
• Alle styremedlemmene må ha bevissthet om åpenhet innen styrekollegiet for å etablere nødvendig trygghet, gode relasjoner og holdninger.

2.      Styret må ha god forståelse av premissene for bedriften

For å sikre at styrekollegiet skal virke som et team for realiseringen av bedriftens formål, er det helt nødvendig at alle styremedlemmene har klar forståelse av premissene for bedriften. De to viktigste premissene består av:

• Formålet med bedriften besluttet av eierne og nedfelt i vedtektene.
• Det aktuelle lovverket for bedriften, f.eks. aksjeloven, regnskapsloven, arbeidsmiljøloven, etc.

Andre premisser kan bestå av finansiering, teknologi, kundepreferanser, ansattes forventninger, etc.

Alle styremedlemmene skal virke for realisering av bedriftens formål. Hvis det eventuelt skulle være betydelige konflikter mellom eierne om strategi og veien fremover, bør en forsøke å unngå at styret blir en forhandlingsplass mellom styremedlemmer som er nominert fra de enkelte eiere. Da blir ikke styremøtet et aktivum for verdiskaping. En mulig måte å løse denne problemstillingen på kan være at eierne forsøker å utarbeide en felles eierstrategi, slik at styret kan forholde seg til realiseringen av denne. Styreleder kan gjerne ta initiativ til denne avklaringen og eventuelt fasilitere prosessen for utarbeidelsen av den felles eierstrategien.

Sist men ikke minst må alle medlemmene av styrekollegiet ha samme klare oppfatning av styrets rolle og arbeidsdeling i forhold til eierne og daglig ledelse. Dette oppnås gjerne gjennom styrets utarbeidelse og godkjenning av styreinstruksen.

3.      Dyktig styreleder er helt avgjørende

Den viktigste forutsetningen for å få et styrekollegium til å virke som et verdiskapende team, er å ha en dyktig styreleder. Har man ikke en dyktig styreleder hjelper det ikke hvor gode de andre styremedlemmene er, – det blir ikke et verdiskapende styre.

Stikkordsmessig må styreleder sørge for at følgende oppgaver/forhold blir ivaretatt:

• Ledelse av styrekollegiet.
• Holde seg selv og styremedlemmene oppdatert på aktuelle forhold.
• Årsplan for styrearbeidet.
• Agenda for det enkelte styremøtet.
• At saker er tilfredsstillende forberedt.
• At styret er kompetent til å ta beslutninger.
• Klare og entydige vedtak og protokollføring.
• Følge opp gjennomføring av vedtak.
• Kvalitet og effektivitet i styrearbeidet.
• Samtale med hvert styremedlem regelmessig (årlig) og ved behov.
• Talerør utad og innad pva. styret.
• Innkalling til generalforsamling.
• Vurdere behov for styreansvarsforsikring.

4.      Gjennomføring av styremøtene må vies oppmerksomhet

Da den viktigste delen av styrearbeidet foregår i styremøtene, er det nødvendig ha oppmerksomhet på alle forhold som kan bidra til effektivitet og kvalitet i styremøtene. Styreleder har et særskilt ansvar for dette.

De viktigste forholdene er som følger:

• Styredokumenter og logistikk rundt styrearbeidet må være sikret for konfidensialitet, grei tilgjengelighet og velstrukturert.
• Deltakelse fra administrasjonen i møtene må være formålstjenlig.
• Habilitet må ivaretas, inkl. ved utsendelse av saksdokumenter.
• Prioritering av møtetid på tema og saker forankres ved møtestart.
• Alle styremedlemmene må komme til ordet og bli lyttet til.
• Styreleder må ikke ha bundet seg i fht. daglig leder for en bestemt konklusjon på saker forut for styremøtet.
• Styreleder må heller ikke falle for fristelsen å utbasunere sitt syn forut for å høre andres synspunkter.
• Alles meninger er viktig når en sak drøftes og alles syn må frem.
• Motivere ansattvalgte til å fremføre sine synspunkter, og i særlig grad med referanse innenfra bedriften.
• Mest mulig konsensus rundt beslutninger, men ikke drive dette til vanvidd.
• Klare og entydige styrevedtak og protokollføring.
• Opptre som et kollegium når vedtaket er fattet, – ikke fortsette debatten i etterkant.
• Følge opp gjennomføring av styrevedtak ved å gjennomgå en oppfølgingsliste på styremøtene.
• Ved møte-avslutning gjerne foreta en kvalitetsvurdering rundt styrebordet av møtets gjennomføring for å bli enda bedre i neste møte.

5.      Styrets egenevaluering og -utvikling må prioriteres

En forutsetning for at et styrekollegium skal fortsette å utvikle sin evne som et verdiskapende team, er at styret vier  oppmerksomhet mot forbedringstiltak. Som nevnt ovenfor, vil en kort egenevaluering av møtegjennomføring ved hvert møteslutt gi bidrag i så henseende. Men en årlig systematisk styrevaluering vil være nødvendig, bestående av en fakta-innsamling, analysering av fakta med henblikk på identifisering av forbedringspunkter, og behandling i styreplenum med resulterende konklusjon av forbedringstiltak. Dette er beskrevet i et tidligere nyhetsbrev, og iStyrelsen gjennomfører slike evalueringer for en rekke bedriftsstyrer hvert år i hht. et opplegg som beskrevet under iStyrelsens tjenester.

For å styrke de interne relasjonene i styrekollegiet og dermed team-ånden, er det mange styrer som en gang i året arrangerer en styresamling/styreseminar med utvidet møtetid, gjerne med overnatting. Viktige fokusområder på slike arrangement er strategi og temaer relatert til styrets kompetanseutvikling og forbedring av arbeidsform. De sistnevnte temaer kan gjerne være oppfølgingstemaer fra styrets egenevaluering. iStyrelsen blir av og til forespurt om å bidra med innledninger på slike styreseminarer, og gjerne da med innhold innenfor styrekurs-temaene som er beskrevet under iStyrelsens tjenester. Du er velkommen til å ta kontakt for å forespørre om innledninger på interne styreseminarer.

___________________________________________________

iStyrelsens nyhetsbrev har ambisjon om å være nyttig og inspirerende om tema innen eierstyring og selskapsledelse, med særlig fokus på verdiskapende styrearbeid. Dersom du ikke allerede har registrert deg som gratis abonnent av nyhetsbrevet, kan du enkelt registrere deg på denne linken, så vil du få vårt nyhetsbrev til din e-post. Du er også velkommen til å videresende nyhetsbrevet til de av dine forbindelser som du vil anta ville være interessert i nyhetsbrevet.

 Som invitert til i et tidligere nyhetsbrev er du velkommen til å ta kontakt dersom du ønsker å skrive en artikkel eller innlegg i nyhetsbrevet.
 

PS!  Vi har fortsatt ledig plass til 1-2 deltakere i den ene eksklusive styrenettverksgruppen i Oslo fra kommende nyttår av. Du kan lese mer om invitasjonen til styrenettverksgruppen og melde din uforbindtlige interesse her.

 

 

Til slutt vil vi takke alle lesere av iStyrelsens nyhetsbrev for interessen gjennom 2018, og ønske dere en riktig god jul!