iStyrelsen arrangerte frokost-webinar 10. mars med temaet «Styrets viktigste oppgave: Sørge for riktig og motivert daglig leder til enhver tid». Seminaret fikk meget stor deltakelse, noe vi oppfatter som at dette er et tema som opptar mange. Derfor vil vi gjerne også gjennom vårt nyhetsbrev gjenta hovedelementene i dette temaet.

Som vi har gjentatt mange ganger, har styret fire hovedoppgaver/roller:

1. Sørge for kompetent og motivert daglig leder
2. Bidra til utvikling av virksomheten – Strategi
3. Sørge for kontroll og tilsyn, herunder internkontroll og risikostyring
4. Styrets egenutvikling

Det som er typisk for det meste av disse hovedoppgavene, er at det ikke er noe absolutt fasit-svar på hvordan de skal ivaretas av styret, bortsett fra oppgave 3, kontroll- og tilsynsoppgaven, hvor det er et aktuelt lovverk og visse reguleringer som skal ivaretas. Forøvrig må derfor styret agere basert på kompetanse, erfaring og kontinuerlig læring for å sørge for et verdiskapende styrearbeid gjennom utførelsen av disse hovedoppgavene.

Vår påstand etter mange års styreerfaring er at oppgave nr. 1, Sørge for kompetent og motivert daglig leder, er den absolutt viktigste oppgaven for styret. Derfor er det så viktig at styret har kompetanse på hvordan ivareta denne oppgaven på best mulig måte.

Slik vi ser det kan oppgaven ivaretas gjennom følgende tre deloppgaver:

1. Sørge for ansettelse av kompetent daglig leder
2. Sørge for at daglig leder er motivert
3. Skifte daglig leder når det er nødvendig

Sørge for ansettelse av kompetent daglig leder

Når styret skal ansette en kompetent daglig leder, er det en rekke forhold som bør ivaretas. Vår erfaring tilsier at følgende forhold er viktige å vektlegge:

• Bedriftens aktuelle strategi legger føringer for hvilke faglige kvalifikasjoner daglig leder bør ha.
• Daglig leder må ha evne til å utvikle riktig kultur i bedriften for å kunne realisere bedriftens aktuelle strategi.
• Vurdere konteksten for topplederstillingen, dvs. daglig leder må ha konstruktive relasjoner til eiere, styret og enkeltstyremedlemmer, toppledergruppen og enkeltmedlemmer, tillitsvalgte for ansatte, samt nøkkelkunder og andre viktige eksterne forbindelser, herunder media.
• Vurdere totaliteten i ledergruppen: Daglig leder – Daglige ledelse. Alternativene (ytterlighetene) kan være (jf. detaljer i figurene til høyre):

1. 1. Høyprofilert daglig leder med resten av ledergruppen som (usynlige) «tjenere og fan club» (eksempelvis Steve Jobs, Elon Musk). Kan egne seg godt for startups og internasjonale bedrifter.
   2. Ledergruppe med daglig leder som er delegerende, inkluderende og motiverende. Egner seg godt for modne bedrifter og norske forhold.

• Praktisk fremgangsmåte for rekruttering av daglig leder:
  • Styret nedsetter et underutvalg (Rekrutteringsutvalget-RU) med mandat om bl.a. ønsket profil og betingelses-rammer for daglig leder, og om det eventuelt skal benyttes en ekstern rekrutteringskonsulent.
  • RU finner frem til prioritert kandidat som sjekkes ut mot aktuelle meningsberettigede (viktige aksjeeiere og tillitsvalgte).

• • Styret beslutter ny daglig leder med avklarte betingelser (m/bl.a. fraskrivelse av AMLs hjemmel for å kunne stå i stillingen ved styrets anmodning om fratredelse).
  • Prosessen må overholde aktuelle lover og reguleringer (f.eks. Børsloven hvis børsnotert).

• Styret må ha oppmerksomhet på kontinuitet i stillingen som daglig leder:
  • Som et planlagt skifte av daglig leder på et gitt tidspunkt (ved f.eks. pensjonering).
  • Som beredskap hvis noe uforutsett skulle skje med daglig leder.

Sørge for at daglig leder er motivert

Det er helt nødvendig at daglig leder har de kvalifikasjonene som er beskrevet ovenfor, men det er på ingen måte tilstrekkelig! Det er også nødvendig at daglig leder er motivert og entusiastisk for topplederrollen. For å sikre dette har styret flere viktige oppgaver og plikter:

• Styret må være tydelig på at de genuint lytter, støtter og viser tillit til daglig leder.
• Styreleder må være positiv som sparringspartner med daglig leder når dette er ønsket fra daglig leder.
• Styret må gjennomføre årlige evalueringer av daglig leder, med ærlig og konstruktiv tilbakemelding om eventuelle forbedringsbehov fra styreleder til daglig leder. iStyrelsen har på basis av omfattende erfaring utviklet konsept for slik evaluering.
• Styret bør gi konstruktive korrektiv til daglig leder når nødvendig.
• Styret må bidra til motivasjon hos daglig leder gjennom å sørge for en kompensasjonspakke som er tilpasset hva som er indre motiverende og ytre motiverende for daglig leder.

Skifte daglig leder når det er nødvendig

Det kan være flere grunner til at en daglig leder ikke lenger er den rette for bedriften. F.eks. ser vi ofte at en daglig leder gjør en utmerket jobb en viss fase i en bedrifts utvikling, mens han/hun ikke er den rette for neste fase. Eller at hendelser i bedriften eller på privat side gjør at motivasjonen blir lidende. Uansett er det derfor viktig at styret og de enkelte styremedlemmene hele tiden må være observante på signaler som indikerer at daglig leder ikke synes å leve opp til nødvendige forventninger i stillingen.

Når slike signaler oppleves av en eller flere i styret, må det ageres raskt. Utsettelse på å ta tak i situasjonen i håp om at det vil kunne gå over, er bortkastet verdifull tid. Erfaring har vist at det er nødvendig å adressere saken i styret umiddelbart, og uten daglig leder til stede. Normalt bør da styret behandle situasjonen med følgende elementer:

• Konkretisere hva som er mangelfullt, og avklare at styrekollegiet er omforent om dette.
• Normalt kan daglig leder få anledning til å rette opp mangelen, men med kort tidsfrist.
• Hvis ikke forbedring skjer innen fristen, bør styret umiddelbart konkludere med behov for skifte av daglig leder.
• Sjekke ansettelsesbetingelser for daglig leder om fraskrivelse av AMLs hjemmel om å kunne stå i stillingen er ivaretatt. Hvis ikke blir det en forhandlingssak. I tillegg bør styret være åpen for å bidra til at daglig leder får nødvendig hjelp og råd til en videre karriere i et riktigere spor.
• Avklare hvordan ivareta kontinuitet i daglig leder stillingen frem til ny daglig leder kan være på plass.
• Det lages så en detaljert handlingsplan frem til ny daglig leder er rekruttert og klar til å starte i stillingen, herunder kommunikasjonsplan (internt og eksternt) som må tilpasses aktuelle lover og regler (f.eks. Børsloven hvis børsnotert).

Oppsummering

Styrets viktigste oppgave er å sørge for rett daglig leder til enhver tid, som består i å sørge for daglig leder med de rette kvalifikasjoner, og med motivasjon for oppgaven.

Men oppgaven betyr også å bytte daglig leder når det er nødvendig (med henblikk på fremtiden), som innebærer å ta tak i saken umiddelbart når tvilen om rett daglig leder oppstår, samt å håndtere prosessen med bytte av daglig leder på en forsvarlig og klok måte. Da dette kan være en svært vanskelig og krevende situasjon for den som må forlate stillingen, er det viktig å følge opp med nødvendig hjelp og råd til en videre karriere i et riktigere spor.

Et av de viktigste tiltakene for styret i ivaretakelse av oppgaven er å gjennomføre systematiske, årlige evalueringer av daglig leder. Dette bør tas like seriøst som styrets egenevaluering og egenutvikling, og dermed også benytte hensiktsmessig verktøy og kompetanse for dette. iStyrelsen vil gjerne tilby sin assistanse med velutviklet verktøy for å bistå styret i denne oppgave. Du kan lese mer om iStyrelsens konsept og tilbud om dette her.

___________________________________________________________

Ønsker du å holde deg oppdatert på det siste innen eierstyring og styrearbeid, les iStyrelsens nyhetsbrev. Hvis du ikke allerede er abonnent (det er gratis), meld deg på iStyrelsens nyhetsbrev ved å registrere deg på denne linken, så vil du få nyhetsbrevet til din e-post. Du er også velkommen til å videresende nyhetsbrevet til de av dine forbindelser som du vil anta ville være interessert i nyhetsbrevet. 

Eller følg oss på linkedin.