De fleste styrer i små og mellomstore bedrifter (SMB) ser nå behovet for kontinuerlig forbedring og utvikling av sitt styrearbeid. Dette forsterker behovet for tilpasset verktøy for SMB-styrenes egenevaluering, som er et viktig element i styrenes egenutvikling. På denne bakgrunn har iStyrelsen lansert en styreevaluerings-utgave som er tilpasset forholdene for SMB-styrer.

iStyrelsen har lange tradisjoner med å bistå styrer i fbm. styrenes egenevaluering og egenutvikling. Men det har i stor grad vært tale om styrer for større selskaper. Styrer i mindre selskaper har hittil ikke vært så opptatt av sin egenutvikling. Men dette er i ferd med å endre seg.

Grunnen til denne endringen er at styrene har tatt inn over seg følgende utvikling:

• Styrets rolle og bidrag til verdiskapingen er blitt stadig viktigere, – også for SMB.
• Stor endringstakt innen teknologi, kundebehov, nye forretningsmodeller, bærekraft, etc.
• Styret er under øket observasjon fra interessenter og samfunnet forøvrig.

Hensikten med styrenes egenevaluering og egenutvikling er altså å utvikle styrenes evne til å sørge for selskapenes fremtidige verdiskaping og lønnsomhet i et stadig mer utfordrende marked.

Hva består en styreevaluering med etterfølgende forbedringstiltak av?

En styreevaluering med etterfølgende forbedringstiltak består av følgende hovedelementer:

1. Fakta-innsamling
2. Analyse av fakta
3. Behandling i styremøte:

• Konklusjon av forbedringsbehov
• Konklusjon av forbedringstiltak

4. Gjennomføring av konkluderte forbedringstiltak

Fakta-innsamling

Fakta-innsamlingen kan gjennomføres ved alternativene (1) nettbasert spørreundersøkelse blant styremedlemmene og daglig leder, (2) intervjuer med de samme, eller (3) observasjon i styrerommet. For større bedrifter er alle disse alternativene aktuelle, men for SMB vil det av kostnadsmessige hensyn være tale om nettbasert spørreundersøkelse. Og den nettbaserte spørreundersøkelsen bør tilpasses til det som vil være nødvendig for SMB, nemlig fokus på de viktigste oppgavene som disse styrene står overfor.

Kort beskrevet består fakta-innsamlingen for SMB-styrer i å registrere anonymt tilstanden i styrekollegiet innen følgende forhold:

1. Styrets forståelse av premissene for selskapet, dvs. krav og forventninger fra interessenter (eiere, kunder, ansatte, etc.), lovgivning, kritisk teknologi, finansiell situasjon, markedsforhold, etc.
2. Styrekollegiets faglige kvalifikasjoner og andre egenskaper, samt styremedlemmenes avhengighet/uavhengighet av eksterne interessenter og intern daglig ledelse.
3. Styrets arbeidsform, herunder styreleders evne til å lede styrearbeidet.
4. Utførelsen av styrets hovedoppgaver:

• Sørge for kompetent og motivert daglig leder
• Bidra til utvikling av virksomheten – Strategi
• Sørge for kontroll og tilsyn, herunder intern-kontroll og risikostyring
• Styrets egenutvikling

Analyse av fakta

Analysen av fakta er en svært viktig oppgave, da det er her potensialet til å identifisere forbedringsmuligheter ligger. Derfor bør denne oppgaven utføres av styrekompetent person.

For en SMB-styreevaluering vil omfanget være betydelig mindre enn for en større og mer kompleks virksomhet. Derfor vil iStyrelsens SMB-tilpassede styreevaluering bli mindre omfattende og derved mye billigere.

Analysen ender opp med en rapport til styret til behandling i styremøte.

Behandling i styremøte

Med analyserapporten som grunnlag diskuterer styret seg frem til visse behov for forbedringer. Med dette som utgangspunkt finner styret fram til tiltak som vil være aktuelle for å forbedre styrets verdiskapende evne med henblikk på fremtiden. Normalt vil dette innebære forbedringer i:

• Styrekollegiets kompetanse, som kan bety opplæring og/eller styrking av styrets sammensetning.
• Styrets arbeidsform, som vil innebære tiltak som kan øke styrets evne til å være mer effektiv og verdiskapende. Slike tiltak kan f.eks. bestå av endringer i dokumentasjon til styremøtene, endre prioriteringer i tidsbruk på forskjellige agenda-temaer, endre kulturen i styrekollegiet, bruk av underutvalg av styrekollegiet, etc.

Gjennomføring av konkluderte forbedringstiltak

Gevinsten av styreevalueringen ligger selvsagt i at de konkluderte forbedringstiltakene blir gjennomført og får effekt. Uansett hva disse består i, vil det være styreleder som står ansvarlig for at dette skjer på en god måte.

Styreevaluering er en investering for fremtidig lønnsomhet

En styreevaluering koster tid og penger. Derfor er det helt naturlig å vurdere kost/nytte-effekten av evalueringen.

På samme måte som andre innsatsfaktorer i et selskap, som f.eks. utvikling av nye produkter og tjenester, eller forbedring av kvalitet i leveranser, vil en måtte vurdere effekten av styrets egenutvikling i form av forbedret evne til å sørge for lønnsom utvikling av selskapet, jf. de utfordringene som styret står overfor som nevnt innledningsvis i denne artikkelen. Stadig flere SMB-styrer innser nå imidlertid at investering i styrets evne til verdiskaping i fremtiden, er en lønnsom investering. Slik nødvendig evne kommer ikke av seg selv, men må settes på agendaen for styret slik som de andre oppgavene for styret.

Hvordan komme i gang med styreevaluering i SMB-styrene?

Styreleder har et generelt lovmessig ansvar for å se til at styret ivaretar alle oppgaver som tilligger styret. Det betyr også at styreleder bør føle et ansvar for at styrearbeidet gjennomføres på en effektiv og kvalitetsmessig tilfredsstillende måte.

På den bakgrunn vil det være naturlig at styreleder sørger for å sette styrets egenutvikling på agendaen. M.a.o. styreleder bør initiere en vurdering i styrekollegiet av hvilke tiltak som kan være aktuelt å iverksette, herunder forslag om gjennomføring av en egenevaluering rundt kommende årsskifte. I denne vurderingen bør en også avklare om en trenger ekstern assistanse, f.eks. egnet metodikk og verktøy, og kompetanse til å analysere innsamlede fakta forut for behandlingen i styremøte.

iStyrelsens tilpassede SMB-styreevaluering

iStyrelsen har nylig lansert en tilpasset utgave av nettbasert styreevaluering for SMB-styrer. Den er basert på konseptet som beskrevet ovenfor. Men de to første elementene (fakta-innsamling og analysen av fakta) er forenklet og leveres som én kombinert tjeneste. Det betyr at iStyrelsen sørger for å gjennomføre den nettbaserte spørreundersøkelsen og foretar analysen med sluttrapport som overleveres styret. Prisen for denne tjeneste-leveransen er satt drastisk ned i fht. eksisterende tilbud til større selskaper.

Invitasjon til å avklare hvordan i praksis gennomføre styreevaluering i ditt styre

Vi i iStyrelsen vet at styreevaluering utført i tråd med opplegget ovenfor, er svært effektiv for forbedring av styrets funksjon, og dermed selskapets verdiskaping og lønnsomhet. Derfor vil vi svært gjerne bidra til at flest mulig SMB-styrer tar i bruk styreevaluering som verktøy for dette formålet.

Vi inviterer derfor de som vil vite mer om opplegget, og hvordan det kan gjennomføres i praksis i ditt styre, til å ta uforpliktende kontakt og få en gratis konsultasjon om dette.  Ta kontakt med:

Bjarne Aamodt

Mobil: +47 90021298

E-post: bjarne.aamodt@istyrelsen.com