Styreevaluering

Styret bør gjennomføre en årlig styreevaluering for å sørge for kontinuerlig å styrke sitt styrearbeid. Dette er helt nødvendig i tiden da det settes stadig større krav til styrets rolle og oppgaver, samt at det skjer en rask utvikling innen teknologi, markedet og andre forhold.

En strukturert tilnærming til dette er å identifisere forbedringsmuligheter innen følgende forhold:

Styrets krav til kompetanseutvikling

Styrets kunnskap om og forståelse av premissene for virksomheten, herunder formål og mål, aktuell lovgivning, interessenters krav og forventninger, etc.

  • Styrets kompetansesammensetning og andre egenskaper.
  • Styrets arbeidsform, herunder styreleders ledelse av styrearbeidet.
  • Styrets utøvelse av sine roller og oppgaver, herunder sørge for rett daglig leder og -ledelse, strategi og forretningsutvikling, måloppfølging, kontroll og tilsyn, risikostyring, samfunnsansvar og bærekraft, samt styrets egenutvikling.

En årlig styreevaluering er et meget viktig virkemiddel for å bidra til stadig forbedring av styrets verdiskapende styrearbeid. På basis av styreevalueringen vil en finne fram til mulige forbedringstiltak.

To former for bestilling av styreevaluering

Styreevaluering initiert av styret som element i styrets egenutvikling

Styrets egenevaluering består i at styret foretar en evaluering av styrekollegiets egenskaper og styrearbeid med henblikk på å finne fram til forbedringsmuligheter. M.a.o. evalueringen er initiert av styrets selv og motivert ut fra ønske om forbedringer. I utgangspunktet er funn og resultater av øvelsen styrets eie, og konfidensiell overfor andre.

Styreevaluering initiert fra eierne eller valgkomiteen i fbm. styrevalg

Styreevalering kan være initiert av valgkomiteen (eller eierne av bedriften) med hensikt å avklare styrekollegiets kvaliteter og eventuelle svakheter, med tanke på eventuelle behov for endringer i styrets sammensetning (gjerne i forkant av styrevalg i generalforsamlingen).

Vår tilnærming til styreevaluering

Faktainnhenting

Oppdragsgiver (styret eller valgkomiteen) kan velge en eller begge av metodene for fakta-innhenting.

  1. Nettbasert
    Den nettbaserte spørreundersøkelsen gjennomføres med spørsmål som styremedlemmene (og eventuelt daglig leder) besvarer.
  2. Samtalebasert
    Intervjuer med styremedlemmene.

Den nettbaserte fakta-innhentingen er strukturert med spørsmål innen følgende 5 kategorier:

Virksomhetens premisser

Inneholder spørsmål relatert til hvordan styret har tatt inn over seg og forstått formål, mål og rammevilkår/premisser for virksomheten som definert i selskapets vedtekter, generalforsamling, gjennom lover og regler, fra krav og forventninger fra eierne, fra andre interessenter, etc

Styrets sammensetning og kompetanse

Inneholder spørsmål relatert til: 

  • Styrets samlede kompetansesammensetning.
  • Hvordan styret fungerer som kollegium, – interne relasjoner.
  • Styrets avhengighet/uavhengighet.
  • Anonym registrering av styremedlemmenes kompetansenivå på de kompetanseområder som er vurdert til å være av viktighet for at styret skal kunne utføre sitt verdiskapende styrearbeid. (Denne er ikke inkludert i basis-utgaven)

Styrets arbeidsform

Inneholder spørsmål relatert til: 

  • Styreinstruks, prinsipper, rutiner, retningslinjer, årsplan, etc, som styret har vedtatt for sitt arbeid. 
  • Hvordan styreleder utøver sin funksjon.
  • Hvordan er styrets forhold til daglig ledelse/administrasjonen og eierne.
  • Gjennomføring av styremøtene.
  • Samvirke mellom styret i plenum og styreutvalg (dersom styret benytter styreutvalg). (Denne er ikke inkludert i basis-utgaven)
  • Relasjonen mellom styret og datterselskapsstyrene (dersom det finnes datterselskaper). (Denne er ikke inkludert i basis-utgaven)

Styrearbeidet

Inneholder spørsmål relatert til hvordan styret har utøvet sine tre hovedroller: 

  1. Sørge for riktig og motivert daglig ledelse til enhver tid.
  2. Strategi- og forretningsutviklingsutvikling.
  3. Oppfølging av måloppnåelse, kontroll og tilsyn, herunder internkontroll og risikostyring. 

          samt 

  • Spørsmål relatert til styrets egenevaluering og egenutvikling.
  • Og en totalvurdering av hvordan styret har oppfylt sitt ansvar og oppgaver. 

Annet

I tillegg til ovenstående inviteres styremedlemmene til å kommentere forhold eller komme med forslag til forbedringer i styrets arbeid som ikke har vært dekket av spørsmålene i spørreskjemaet. 

Resultatpresentasjon fra spørreundersøkelsen

Resultatene fra spørreundersøkelsen presenteres i en detalj-rapport i form av grafer og tabeller for alle spørsmålene, samt opplisting av de kommentarer som respondentene legger inn.

Analyse

Analysen av resultatene fra fakta-innhentingen har til hensikt å identifisere de viktigste områdene hvor det ligger forbedringspotensial for styrets kompetansesammensetning, arbeidsform og oppgaveløsning. Her vil det gis tips og anbefalinger om forbedringsmuligheter. 

Analysen blir rapportert gjennom en oppsummerende analyserapport, som vil være underlaget for styrets plenumsbehandling av styreevalueringen.

Metode:

  1. Overlevering av analyserapport
  2. PPT-presentasjon (Opsjon)
  3. Presentasjon/Gjennomgang i styremøtet (Opsjon)
Styrets behandling

På basis av analyserapporten og eventuell presentasjon av denne i styrets behandlingsmøte, diskuterer styret behov for forbedringer i styrekollegiets kompetansesammensetning, styrets arbeidsform og utøvelsen av styrets roller og oppgaver.

På basis av dette identifiseres og konkluders tiltak for forbedringer.

Gjennomføring av tiltak

Styreleder har ansvaret for iverksettelse av de konkluderte forbedringstiltakene, og følge opp at de blir gjennomført.

Ved eventuell konklusjon om behov for styrking av styrekollegiet på et eller annet kompetanseområde, vil styreleder kunne anmode valgkomiteen (eller eierne) om innvalg av nytt styremedlem med kompetanse innen det manglende kompetanseområdet.

Behov for ekstern assistanse eller verktøy til evalueringen

Ekstern assistanse kan være aktuelt ved følgende forhold:

  • Bidra til åpenhet og nøytral håndtering ved sensitive relasjoner innen styrekollegiet eller vis á vis eiere eller daglig leder
  • Behandle med friske øyne
  • Bidra med kompetanse innen eierstyring og selskapsledelse / verdiskapende styrearbeid
  • Sikre at det benyttes gjennomprøvet metodikk og verktøy
  • Dra nytte av erfaringer fra andre virksomheter
  • Bidra til at evalueringen får tilstrekkelig prioritet
Konfidensialitet og anonymitet

All resultatpresentasjon skjer på anonymisert basis, slik at ingen som besvarer spørsmål eller gir kommentarer, vil bli gjenkjent. Forøvrig sikres alle data med streng konfidensialitet hos systemleverandøren Questback, og iStyrelsen håndterer personopplysninger som beskrevet på selskapets hjemmesider.

Oversette funn til tiltak

Styreevalueringer er et godt verktøy for å utvikle styrearbeidet, men det kreves at analysen av funnene blir gjort av en erfaren person med høy kompetanse om styrearbeid og praktisk erfaring fra styrets indre verden. Uten denne innsikten vil det være vanskelig å omsette funn til tiltak.

"Styrking av styrets egenskaper og arbeidsform for å møte morgendagens krav til verdiskapende styrearbeid, må settes på årsplanen for alle styrer. Her er en styreevaluering et viktig verktøy forutsatt gjennomført med nødvendig kompetanse."

- Bjarne Aamodt

Bjarne Aamodt,

Basis-utgave og tilpasset utgave av styreevalueringen

For små og mellomstore bedrifter (SMB) vil iStyrelsens basis-utgave av nettbasert styreevaluering være å anbefale. Denne består av modulene nettbasert fakta-innhenting og en enkel analyse av faktaene med en oppsummerende rapport med anbefalinger og tips om forbedringer.

For større eller mer omfattende virksomheter vil en tilpasset styreevaluering være å anbefale. Denne kan bestå av en tilpasset nettbasert og/eller en intervjubasert fakta-innhenting, og en analyse av faktaene med en oppsummerende rapport med anbefalinger og tips om forbedringer. Som opsjoner kan det lages PPT-presentasjon av analyserapporten og presentasjon av denne i styremøtet hvor styret behandler evalueringen.

 

Invitasjon til selvbetjening for:

  • Kostnadsfri tilgang til basis-utgaven for nettbasert spørsmålsskjema for gjennomsyn
  • Be om uforpliktende å få tilsendt tilbud om styreevaluering for ditt styre

 ved å følge følgende link.

 

Eller du kan ta kontakt via kontaktskjema lenger nede på siden.

 

Referanser:

Noen av våre kunder: