Styrets evaluering av daglig leder

Den viktigste oppgaven for styret er å sørge for å ha den riktige og motiverte daglige leder for selskapet til enhver tid. Som en av de viktigste tiltakene for å sikre dette, bør styret gjennomføre en årlig systematisk evaluering av daglig leder. Dette er nødvendig med henblikk på den raske utviklingen som nå skjer innen teknologi, markedet og andre forhold, som setter stadig nye krav til egenskaper hos daglig leder. Styret må sikre seg at daglig leder har de nødvendige kvalifikasjoner for neste fase i selskapets utvikling, og derved finne frem til hvilke tiltak styret og daglig leder må gjennomføre med henblikk på ledelse av selskapet for å sikre god utvikling.

Styrets egenevaluering viktig for forbedring av styrearbeidet

Normalt vil evaluering av daglig leder bli gjennomført rundt årsskifte, ved både å vurdere hvordan utviklingen har vært i året som har gått, og hvilke krav som må stilles til daglig leder for kommende år.

En strukturert tilnærming til dette er å identifisere forbedringsmuligheter innen følgende forhold:

  • Daglig leders kunnskap om og forståelse av premissene for virksomheten, herunder formål og mål, aktuell lovgivning, interessenters krav og forventninger, etc.
  • Daglig leders kompetanseprofil og andre egenskaper.
  • Daglig leders arbeidsform.
  • Daglig leders utøvelse av sine roller og oppgaver.

iStyrelsens tilnærming til Daglig leder-evalueringen

Faktainnhenting

Styret kan velge en eller begge av følgende metoder for fakta-innhenting.

  1. Nettbasert
    Den nettbaserte spørreundersøkelsen gjennomføres med spørsmål som styremedlemmene (og eventuelt daglig leder) besvarer.
  2. Samtalebasert
    Intervjuer med styremedlemmene og daglig leder.

Den nettbaserte fakta-innhentingen er strukturert det spørsmål innen følgende 5 kategorier:

Virksomhetens premisser

Inneholder spørsmål relatert til hvordan Daglig leder har tatt inn over seg og forstått formål og rammevilkår (premisser) for virksomheten som definert fra eiere, andre interessenter og styret, samt andre premisser som lovgivning, markedsforhold og teknologi.

Daglig leders kompetanse og andre egenskaper

Anonym vurdering av hvordan styret oppfatter Daglig leders kompetansenivå og andre egenskaper på de områder som er vurdert til å være av viktighet for at Daglig leder skal kunne utføre sitt verdiskapende arbeid for selskapet. 

 Daglig leders arbeidsform

Inneholder spørsmål relatert til: 

  • Hvordan er Daglig leders forhold til styret.
  • Hvordan er Daglig leders deltakelse i styremøtene.
  • Styreutvalg (eksempelvis revisjonsutvalg, kompensasjonsutvalg, etc): Relasjonen mellom styreutvalgene og Daglig leder / administrasjonen (dersom styret benytter styreutvalg).
  • Datterselskaper: Relasjonen mellom Daglig leder og datterselskapsstyrene og daglige ledere (dersom det er konsern med datterselskaper).

 Daglig leders utøvelse av sine oppgaver

Inneholder spørsmål relatert til hvordan Daglig leder har utøvet sine roller og oppgaver innen:

  • Strategi- og virksomhetsutvikling.
  • Budsjett, planer og måloppnåelse.
  • Organisasjonsforhold.
  • Andre viktige forhold, herunder internkontroll, risikostyring og bærekraft.
  • Totalvurdering av Daglig leders arbeid og prestasjoner gjennom året.

Samt

  • Vurdering av Daglig leders kvalifikasjoner for å fortsette i stillingen.

Annet

Det inviteres til å kommentere forhold eller komme med forslag til forbedringer i Daglig leders arbeid som ikke har vært dekket av spørsmålene i spørreskjemaet. 

Resultatpresentasjon fra spørreundersøkelsen

Resultatene fra spørreundersøkelsen presenteres i en detalj-rapport i form av grafer og tabeller for alle spørsmålene, samt opplisting av de kommentarer som respondentene legger inn.

Analyse

Analysen av resultatene fra fakta-innhentingen har til hensikt å identifisere de viktigste områdene hvor det ligger forbedringspotensial for Daglig leders kompetanse, arbeidsform og oppgaveløsning. Her vil det gis tips og anbefalinger om forbedringsmuligheter. 

Analysen blir rapportert gjennom en oppsummerende analyserapport, som vil være underlaget for styrets plenumsbehandling av daglig leder-evalueringen.

Metode:

  1. Overlevering av analyserapport
  2. PPT-presentasjon (Opsjon)
  3. Presentasjon/Gjennomgang i styremøtet (Opsjon)
Styrets behandling

På basis av analyserapporten og eventuell presentasjon av denne i styrets behandslingsmøte, diskuterer styret behov for forbedringer i Daglig leders kompetanse, arbeidsform og utøvelsen av Daglig leders oppgaver.

På basis av dette identifiseres og konkluderes tiltak for forbedringer.

Gjennomføring av tiltak

Styreleder har ansvaret for å kommunisere de konkluderte forbedringstiltakene til Daglig leder, og følge opp at de blir gjennomført.

Ved eventuell konklusjon om behov for å skifte daglig leder, blir dette å håndtere på en ordentlig og forsvarlig måte av styret.

Behov for ekstern assistanse eller verktøy til evalueringen

Ekstern assistanse kan være aktuelt ved følgende forhold:

  • Bidra til åpenhet og nøytral håndtering ved sensitive forhold mellom styreleder/-medlemmer og daglig leder
  • Behandle med friske øyne
  • Bidra med kompetanse innen daglig ledelse
  • Sikre at det benyttes gjennomprøvet metodikk og verktøy
  • Dra nytte av erfaringer fra andre virksomheter
  • Bidra til at evalueringen får tilstrekkelig prioritet

Oversette funn til tiltak

En årlig systematisk evaluering av daglig leder er et godt verktøy for å utvikle lederskapet av selskapet, men det kreves at analysen av fakta-funnene blir gjort av en erfaren person med høy kompetanse innen selskapsledelse og med praktisk erfaring  fra styrearbeid. Uten denne innsikten vil det være vanskelig å omsette funn til formålstjenlige tiltak.

"Styrking av daglig leders egenskaper og arbeidsform for å møte morgendagens krav til verdiskapende selskapsledelse, må settes på årsplanen for alle styrer. Her er en systematisk årlig evaluering av daglig leder et viktig verktøy forutsatt gjennomført med nødvendig kompetanse."

- Bjarne Aamodt

 

Bjarne Aamodt,

Kontakt

Ta uforpliktende kontakt om evaluering av daglig leder. Blant annet ved:

  • Spørsmål om hvordan en evaluering av daglig leder kan bidra til bedre ledelse av selskapet.
  • Kostnadsfri tilgang for gjennomsyn av et standard nettbasert spørsmålsskjema for fakta-innhenting.
  • Uforpliktende tilbud om evaluering av daglig leder, enten ved nettbasert- og / eller samtalebasert fakta-innhenting, samt (opsjon) analyse av faktaene med anbefalinger til styrets behandling med henblikk på potensielle forbedringstiltak.

Bjarne Aamodt
Styreleder og partner
bjarne.aamodt@istyrelsen.com
+47 900 21 298